DIGITALISASI PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN MELALUI CSS-DPRD UNTUK MENINGKATKAN TRANSPARANSI AKUNTABILITAS DI SEKRETARIAT DPRD KOTA TOMOHON

INDOPOST.CO.ID – LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR KOTA TOMOHON
BEKERJA SAMA DENGAN
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TAHUN 2025

NAMA : WIESJE OROH, S.Pd., M.AP
NIP : 197008021997032004
JABATAN : KEPALA BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
UNIT KERJA : SEKRETARIAT DPRD KOTA TOMOHON

Judul Aksi Perubahan
DIGITALISASI PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN MELALUI CSS-DPRD UNTUK MENINGKATKAN TRANSPARANSI AKUNTABILITAS DI SEKRETARIAT DPRD KOTA TOMOHON

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, penyertaan, dan tuntunan-Nya sehingga penyusunan Laporan Aksi Perubahan dengan judul “Digitalisasi Pertanggungjawaban Keuangan Melalui CSS-DPRD Untuk Meningkatkan Transparansi Akuntabilitas di Sekretariat DPRD Kota Tomohon” dapat diselesaikan dengan baik. Laporan aksi perubahan ini dibuat sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang diselenggarakan oleh Pemerintah Kota Tomohon bekerja sama dengan BPSDMD Provinsi Sulawesi Utara.

Selesainya penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Walikota Tomohon, Bapak Carrol J.A. Senduk, S.H.

2. Wakil Walikota Tomohon, Ibu Sendy G.A. Rumajar, S.E., M.I.Kom.

3. Sekretaris Daerah Kota Tomohon, Bapak Edwin Roring, S.E., M.E.

4. Kepala BPSDMD Provinsi Sulawesi Utara, Bapak Dr. Drs. Audy Pangemanan, AP., M.Si., beserta jajarannya.

5. Kepala BKPSDMD Kota Tomohon, Bapak Djon Sonny Liuw, S.Pi., beserta jajarannya.

6. Sekretaris DPRD Kota Tomohon, Bapak Steven A. Waworuntu, S.STP., M.AP., beserta jajarannya.

7. Pelaksana Tugas Inspektur Daerah Kota Tomohon, Ibu Dr. Jureyke I. Pitoy, S.H., M.Si.

8. Kepala BPKPD Kota Tomohon, Bapak Drs. Gerardus Mogi, M.AP.

9. Kepala Bagian Hukum SETDA Kota Tomohon, Bapak Berny Mambu, S.H., M.H.

10. Bapak Joachim Elias, S.Pd., M.AP., selaku Coach.

11. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan, Bapak Drs. Zetley F. Pontoan.

12. Kepala Bagian Fasilitasi, Penganggaran, dan Pengawasan, Ibu Amelia D. Tangkawarouw, S.Sos., M.Si.

13. Tim Efektif.

14. Teman-teman peserta PKA angkatan V tahun 2025.

Laporan Aksi Perubahan ini masih jauh dari sempurna, baik dari tata bahasa maupun penulisannya. Kritik dan saran sangat diharapkan agar dapat menjadi perbaikan bagi penulis di masa mendatang. Semoga Laporan Aksi Perubahan ini dapat bermanfaat bagi perkembangan Pemerintah Daerah Kota Tomohon, khususnya Sekretariat DPRD Kota Tomohon.

Tomohon, November 2025

WIESJE OROH, S.Pd., M.AP

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sekretariat DPRD Kota Tomohon merupakan perangkat daerah yang memiliki peran strategis dalam menunjang pelaksanaan fungsi, tugas, dan wewenang DPRD. Dalam konteks tersebut, Bagian Umum dan Keuangan memiliki tanggung jawab penting untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan administrasi, pelayanan, serta pengelolaan anggaran dapat berjalan dengan tertib, efisien, transparan, dan akuntabel.

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan penyelenggaraan pemerintahan dan dukungan terhadap kegiatan DPRD, pengelolaan anggaran di Sekretariat DPRD Kota Tomohon dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang signifikan. Pada tahun 2024, besaran anggaran yang dikelola relatif besar dengan jumlah transaksi yang sangat banyak, baik dalam bentuk belanja barang dan jasa, perjalanan dinas, maupun belanja operasional lainnya. Kondisi ini menimbulkan beban kerja yang cukup tinggi, khususnya bagi bendahara, yang dituntut untuk dapat mencatat, menatausahakan, serta melaporkan seluruh transaksi dengan akurat dan tepat waktu.

Namun demikian, dalam praktiknya muncul beberapa permasalahan yang menghambat efektivitas pengelolaan keuangan. Permasalahan utama yang terjadi adalah kesulitan dalam pelaporan keuangan tahun 2024, terutama dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban serta pelaporan kepada Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Kesulitan ini muncul akibat pencatatan transaksi yang belum sepenuhnya sistematis, tingginya volume transaksi, serta belum tersedianya sistem kerja yang dapat secara otomatis membantu proses rekapitulasi. Akibatnya, terjadi keterlambatan dalam pelaporan, potensi ketidaksesuaian data, serta meningkatnya risiko administratif yang dapat berdampak pada hasil audit dan penilaian kinerja keuangan lembaga.

Sebagai Kepala Bagian Umum dan Keuangan, kondisi ini menuntut adanya langkah strategis dan solutif untuk memperbaiki proses kerja serta mendukung kinerja bendahara. Tuntutan terhadap sistem pengelolaan keuangan yang lebih sederhana, mudah digunakan, tetapi tetap memenuhi standar akuntabilitas menjadi semakin mendesak. Dalam konteks ini, diperlukan suatu terobosan inovatif yang mampu menjawab permasalahan pencatatan transaksi dan penyusunan laporan keuangan dengan lebih cepat, akurat, serta terstruktur.

Dengan adanya inovasi ini, proses pencatatan transaksi keuangan dapat dilakukan secara lebih sistematis dan terkontrol, sehingga meminimalisasi terjadinya kesalahan input, mempermudah pelacakan transaksi, serta mempercepat penyusunan laporan GU Nihil dan laporan keuangan lainnya yang menjadi bahan pemeriksaan BPK. Selain itu, sistem ini juga akan meningkatkan akuntabilitas pengelolaan keuangan Sekretariat DPRD Kota Tomohon, sekaligus mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan tata kelola keuangan yang bersih (clean government).

Dengan latar belakang tersebut, perancangan Digitalisasi Pertanggungjawaban Uang Persediaan (UP) Sekretariat DPRD Kota Tomohon menjadi langkah penting untuk memperkuat manajemen keuangan Sekretariat DPRD Kota Tomohon, mengurangi hambatan administratif, serta memastikan bahwa seluruh proses pelaporan keuangan dapat berjalan secara efektif, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.

1.2 Tujuan

– Tujuan Jangka Pendek:

1. Meningkatkan ketertiban administrasi keuangan di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Tomohon melalui pencatatan transaksi kas yang lebih sistematis.

2. Mempermudah bendahara dalam melakukan pencatatan, pelacakan, dan rekapitulasi transaksi keuangan harian maupun bulanan.

3. Menyediakan instrumen kerja yang dapat langsung digunakan tanpa memerlukan biaya tambahan untuk perangkat lunak khusus.

4. Meminimalisasi terjadinya kesalahan pencatatan transaksi keuangan akibat tingginya volume anggaran dan transaksi.

5. Mendukung kelancaran penyampaian laporan keuangan baik kepada Inspektorat daerah maupun BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) secara tepat waktu dan akurat.

6. Memberikan kemudahan bagi pimpinan dalam memantau posisi kas dan penggunaan anggaran secara lebih terkontrol.

7. Menjamin kesesuaian nilai transaksi dan saldo kas dalam proses penutupan kas akhir bulan.

8. Menjamin kesesuaian nilai transaksi antara rekening koran bank dengan BKU SIPD Penatausahaan.

9. Mempercepat proses penyusunan laporan pertanggungjawaban, termasuk laporan GU Nihil pada akhir tahun.

– Tujuan Jangka Menengah:

1. Mewujudkan pengelolaan keuangan Sekretariat DPRD Kota Tomohon yang transparan, akuntabel, dan sesuai dengan prinsip tata kelola pemerintahan yang baik.

2. Membentuk landasan bagi inovasi berkelanjutan dalam manajemen keuangan, sehingga dapat menjawab tantangan peningkatan anggaran dan kompleksitas transaksi di masa depan.

– Tujuan Jangka Panjang:

– Mengembangkan sistem CSS-DPRD menjadi aplikasi keuangan digital yang terintegrasi dengan SIPD, sehingga pengelolaan keuangan di Sekretariat DPRD Kota Tomohon sepenuhnya berbasis digital.

BAB II
GAMBARAN KINERJA ORGANISASI DAN ANALISIS ISU STRATEGIS ORGANISASI

2.1 Gambaran Kinerja Organisasi

Sekretariat DPRD Kota Tomohon merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab administratif kepada Walikota melalui Sekretaris Kota, serta bertanggung jawab teknis operasional kepada Pimpinan DPRD. Tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Tomohon mengacu pada Peraturan Wali Kota Tomohon Nomor 25 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Daerah.

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD berdasarkan Peraturan Wali Kota Tomohon Nomor 25 Tahun 2023 Bab III Pasal 24 tentang Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Daerah, adalah sebagai berikut:

1. Sekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris DPRD.

2. Sekretaris DPRD membawahi:

– Kepala Bagian Umum dan Keuangan;

– Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan;

– Kepala Bagian Fasilitasi, Penganggaran dan Pengawasan.

3. Kepala Bagian Umum dan Keuangan membawahi:

– Kepala Subbagian Umum;

– Kelompok Jabatan Fungsional (JF);

– Pelaksana.

4. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan membawahi:

– Kelompok JF;

– Pelaksana.

5. Kepala Bagian Fasilitasi, Penganggaran dan Pengawasan membawahi:

– Kelompok JF;

– Pelaksana.